Eine Eigenbewerbung ist nicht möglich.

Die nominierenden Hochschullehrerinnen und -lehrer müssen die notwendige Infrastruktur (z.B. Laborausstattung, Räumlichkeiten, Bibliothekszugang) zur Durchführung der Forschungsvorhaben garantieren. Eine schriftliche Zustimmung der entsprechenden Institutsleitung wird vorausgesetzt.

Es ist Aufgabe der nominierenden Hochschullehrerinnen und -lehrer für die Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen zu sorgen. Für die Vorlage in den eigenständigen Vergabekommissionen der Partneruniversitäten sind nur vollständig Anträge zugelassen.

Nach Prüfung der Unterlagen wird den Bewerbern das voraussichtliche Auswahldatum mitgeteilt. Anschließend werden die Antragsunterlagen dem ICM-Forschungsdirektorium vorgelegt, das eine Empfehlung an die eigenständigen Vergabekommissionen ausspricht. Die Vergabekommissionen tagen vier Mal pro Jahr eines jeden Jahres.

Nach einer negativen Auswahlentscheidung kann die Bewerbung gegebenenfalls auch auf eine Nachrückerliste gesetzt werden. Nach einer Ablehnung kann jederzeit eine erneute Bewerbung eingereicht werden, sofern wesentliche Aspekte der abgelehnten Bewerbung deutlich verbessert wurden.

Nach Ende aller geplanten Aufenthalte wird ein Abschlussbericht mit einer Darstellung der wichtigsten Ergebnisse (max. drei Seiten) vom aufnehmenden Institut und dem Gastwissenschaftler oder der Gastwissenschaftlerin erbeten.